Ai ajuns la punctul in care poti spune cu certitudine ca ti-ai automatizat schimbul de documente B2B si ca ai oferit companiei tale boost-ul mult asteptat. O confuzie des-intalnita este aceea ca odata ce implementezi EDI, poti observa linistit cum totul se reinnoieste si se imbunatateste ca prin magie, iar compania ta urca pe noi culmi ale succesului. Acest lucru este, de fapt, doar partial adevarat – vei avea nevoie si sa fii echipat corespunzator pentru a gestiona si rezolva problemele clientilor.
Sursa: http://techstrongbox.com/wp-content/uploads/2016/03/need-to-know.jpg
Daca este implementata corect, o solutie de integrare B2B te poate ajuta sa gestionezi eficient orice schimbare ar putea avea loc la nivelul practicilor, sa extragi si sa valorifici informatii relevante cu privire la performanta si sa eviti potentiale catastrofe.
Gandeste-te doar la cat du-te-vino ar putea fi eliminat daca persoana potrivita ar avea acces la informatiile potrivite, exact atunci cand are nevoie de ele.
1. Importanta acordarii de acces total catre datele-cheie
De-a lungul anilor, te vei confrunta cu tot felul de situatii, printre care una din cele mai comune este aceea in care anumite date sunt necesare si cerute. Aceste date sunt legate de asteptarile fata de termenii de livrare, anumite informatii textuale si chiar de pricing. O mare parte din informatiile continute in documentele EDI nu ajung intotdeauna si in sistemul ERP. De aceea este esential sa te asiguri ca accesul total este posibil.
Sa luam partea de pricing, de exemplu. Ti se pot cere informatii legate de pricing ori de cate ori a fost facuta vreo incalcare de acest gen, iar respectivele preturi au nevoie de o revizuire.
2. Capacitatea de a gestiona eficient situatiile neprevazute
Ce face compania ta atunci cand a primit o comanda de achizitie mai mult decat o singura data? Te-ai confruntat deja probabil cu situatii in care ai primit comenzi de achizitie duplicate, dar situatia de fata este diferita. Dar atunci cand cineva solicita o modificare a comenzi de achizitie – adica un Ordin de Schimb al Comenzii de Achizitie? A ajuns aceasta cerere la persoana potrivita sau sta intr-un colt fara a fi adresata? Suporta sistemul tau ERP o astfel de solicitare?
Asigurandu-te ca ai acces la acest tip de informatii, garantezi si faptul ca nu vei face aceeasi munca de doua ori si ca vei livra ce ai promis clientilor tai.
3. Transparenta la nivelul documentelor conexe
Alte astfel de solicitari se refera la nevoia de a primi un pachet intreg de documente conexe, astfel incat persoana care le verifica obtine o imagine clara in legatura cu problema in cauza. Astfel, au o vizibilitate mai larga la nivelul tuturor tranzactiilor si reusesc sa identifice ruta luata de o anumita comanda.
Problema este ca aceste solicitari sunt adresate de obicei departamentului de IT, sau in orice caz echipelor nepotrivite, care ar prefer sa utilizeze timpul respective pentru a se ocupa de task-uri mai relevante. Imagineaza-ti cum ar fi daca echipele potrivite ar lucra avand transparenta maxima si, deci, daca ar avea puterea sa ia o decizie imediata si conforma cu informatiile avute la dispozitie.
4. Datele EDI trebuie sa fie comprehensibile pentru toate departamentele
Ingrijijeste-ti relatiile de afaceri cele mai importante, precum cea cu departamentul de contabilitate, prin oferirea de acces la date care chiar sunt comprehensibile. Este adevarat ca EDI a fost creat pentru a fi citit de catre calculatoare, nu de catre persoane adevarate. Astfel, nu vei fi nevoit sa trainuiesti personal special pentru citirea datelor EDI.
Transparenta si accesul total la date este cheie pentru a putea progresa si pentru a avea relatii fericite atat cu partenerii de afaceri, cat si cu clientii.
5. Importanta accesului la toate documentele incompatibile cu sistemul ERP
Dupa cum am mentionat mai sus, sistemul tau ERP nu este intotdeauna compatibil cu toate tipurile de documente. Iar acest lucru poate fi o problema majora. Cum receptionezi aceste documente si cine este persoana asignata pentru a le primi?
In mod evident, ar fi un dezastru ca departamentul de contabilitate sa nu primeasca informatii financiare vitale privind anumite plati. Gandeste-te la tot timpul si toate resursele pierdute incercand sa urmaresti firul intamplarilor si sa indrepti o situatie cu o traiectorie deplasata.
Daca ti-ai dori sa ai mai multa vizibilitate B2B si ti-ar placea sa afli mai multe despre cum o poti obtine, da-ne un telefon si vom gasi cea mai buna solutie pentru afacerea ta.
